Segue le attività relative alla tenuta del Protocollo Generale per i documenti prodotti e acquisiti dall'Amministrazione, nonché la registrazione, nello stesso sistema, dell'iter dei documenti tra i diversi uffici e servizi.
Gestisce l'Archivio di Deposito e Storico del Comune.
Definisce le indicazioni operative agli Uffici sulle modalità di protocollazione, ordinamento, archiviazione e scarto dei documenti. Svolge funzioni di supporto e consulenza ai Settori.
Tratta la corrispondenza all'interno e all'esterno dell'apparato comunale. Si occupa del trasferimento dei documenti tra i vari Settori dell'Ente.

L'Unità si articola in:

• Protocollo Generale
• Gestione corrispondenza e documenti
• Archivio di Deposito e Storico
• Archivi decentrati di Settore
• Spedizioni

Protocollo Generale

• Cura la protocollazione dei documenti di competenza, nonché la ricerca delle informazioni.
• Coordina, in raccordo con i Settori interessati, la diffusione del sistema automatizzato di protocollazione nei diversi servizi, provvedendo all'abilitazione di utenti ed uffici. Svolge attività di formazione dei nuovi operatori, garantendo il supporto tecnico - metodologico a tutti gli uffici sulle procedure di protocollazione e archiviazione.
• Assicura l'attività di sportello al pubblico per il ricevimento di istanze da inoltrare ai Settori di competenza.
• Garantisce la corretta assegnazione alle Unità organizzative della corrispondenza (proveniente dall'esterno e dall'interno) e dei documenti, compresa la gestione dell'iter informatizzato.

Spedizioni

• Garantisce la gestione della corrispondenza interna tra i Servizi e quella in uscita dall'Ente.
• Cura la contabilizzazione delle spese postali.
• Predispone il materiale documentario, relativo ai lavori del Consiglio comunale, da notificare ai Consiglieri per l'inoltro all'Unità Notificazioni Atti.