Segreteria, Protocollo e Notificazione Atti

competenze:

Segreteria Generale

Supporto al Segretario Generale nello svolgimento delle attività previste dalla legge e dai regolamenti ed in particolare:

- Predisposizione e aggiornamento dei Regolamenti Comunali relativi alle tematiche di competenza

- Presidio e controllo del rispetto dei tempi procedimentali, e della correttezza delle informazioni relative ai procedimenti amministrativi di propria competenza con particolare riguardo al sito istituzionale dell’Ente (internet)

- Partecipazione alle sedute della Delegazione trattante di Parte Pubblica secondo le materie e le tematiche di competenza

- Elaborazione e proposta dei Piani di Razionalizzazione relativi alla propria struttura

- Presidio dell’Anagrafe Patrimoniale degli Amministratori (Giunta e Consiglio)

- Presidio delle azioni/attività ed adempimenti in materia di anti-corruzione

- Coordinamento in materia di trasparenza amministrativa

- Organizzazione e direzione del sistema dei controlli interni di cui all’art. 147 del D.Lgs. n. 267/2000 ss.mm., in collaborazione con i responsabili delle strutture dell’Ente

- Rendicontazione periodica in merito alla regolarità della gestione e sull’efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni

- Direzione del controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui all’art. 147 bis, commi 2 e 3, del D.Lgs. n. 267/2000 ss.mm.

- Coordinamento e gestione dei servizi amministrativi di segreteria per gli organi comunali (Sindaco, Consiglio, Giunta)

- Coordinamento e gestione delle attività inerenti all’albo pretorio e alla casa comunale

- Stipula dei contratti dell’Ente

- Funzioni di responsabile della prevenzione della corruzione ai sensi della legge anticorruzione n.

190/ 2012;

- Funzioni di elaborazione di pareri e direttive interpretative

- Esercizio del controllo di regolarità amministrativa e contabile ai sensi del decreto legge n. 147 bis, commi 2 e 3, del D.Lvo n. 267/2000 ss.mm;

- Supporto all’attività del Segretario Generale nell’espletamento della sua attività di controllo preventivo sugli atti sottoposti alla firma del Sindaco;

- Supporto all’esercizio dell’attività del segretario nell’espletamento della sua attività di controllo successivo nei casi previsti dalla legge, statuto ed ai regolamenti;

- Supporto per verifica finale dell’atto predisposto dall’ufficio prima del rogito dei contratti;

- Supporto al segretario per le attività di competenza per il Nucleo di Valutazione

- Supporto al Segretario generale nell’esercizio dell’attività di controllo preventivo su tutti gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio

Controlli Amministrativi, Anticorruzione e Trasparenza

- Adempimenti in materia di trasparenza amministrativa

- Controlli amministrativi comprendenti :

a) Direttive agli uffici

b) Individuazione aree da controllare

c) Costituzione gruppi di lavoro per controlli

d) Esecuzione controllo secondo le scadenze previste

e) Verifica esecuzione azioni di allineamento ai rilievi formulati

f)  Elaborazione report

g) Espletamento tutte le fasi del controllo

h) Analisi scostamenti

- Adempimenti relativi a prevenzione corruzione

a) Costituzione gruppo di lavoro per elaborazione piano di prevenzione - implementazione piano

b) Monitoraggio piano

c) Aggiornamento annuale piano prevenzione

Supporto Organi Istituzionali

Supporto al Segretario generale nell’esercizio dell’attività di controllo preventivo su tutti gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio svolgendo tutte le attività di segreteria di assistenza e collaborazione operativa al Segretario Generale per lo svolgimento delle sue attribuzioni di collaborazione, assistenza giuridico-amministrativa agli organi elettivi del Comune e di partecipazione agli organi collegiali dell'Ente, ed in particolare:

- Gestione e mantenimento dell’Anagrafe Patrimoniale degli amministratori

- Predisposizione delle convocazioni delle sedute di Giunta e Consiglio Comunale e presenza nelle

sedute medesime in qualità di verbalizzanti

- Supporto ed assistenza al Segretario Generale nell’esercizio dell’attività di controllo preventivo su

tutti gli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio

- Predisposizione delle convocazioni commissioni consiliari, invio dell’O.d.G. delle medesime, coordinamento delle partecipazioni di Servizi dell’Ente alle sedute consigliari

- Predisposizione e invio dell’O.d.G. per le sedute di Giunta e Consiglio Comunale

- Partecipazione alla seduta di Consiglio in qualità di membri della Segreteria per l’assistenza e la gestione regolare delle operazioni inerenti allo svolgimento della seduta stessa

- Svolgimento delle operazioni del post-seduta finalizzate alla verbalizzazione, ai fini della pubblicazione degli atti adottati

- Gestione degli eventuali emendamenti nonché gestione smistamento delle interpellanze ed interrogazioni, mozioni/o.d.g. dei consiglieri per la trattazione in Consiglio Comunale

- Raccolta e smistamento delle richieste di accesso agli atti pervenute da parte dei consiglieri e da parte dei cittadini

- Svolgimento delle attività d’ufficio relativamente all’archiviazione degli atti, verbali di consiglio e di

commissioni, ecc., ed invio all’archivio comunale

- Attività di segreteria, assistenza e collaborazione al Presidente del Consiglio per lo svolgimento delle funzioni assegnate e supporto all’attività di verbalizzazione delle sedute di Capigruppo

Gestione delle attività inerenti all’albo pretorio e alla casa comunale ed in particolare:

- Ricezione atti giudiziari da depositare alla Casa Comunale, controllo, registrazione, archiviazione

atti, elenchi di trasmissione e ricevute di consegna

- Consegna atti giudiziari all’utente: identificazione, stampa ricevuta di consegna e archiviazione

- Attivazione procedura per estrazione atti giudiziari all’Archivio di Deposito su richiesta scritta

dell’utente

- Predisposizione verbale e contatti per il trasporto all’Archivio di Deposito degli atti giudiziari e

delle pubblicazioni annuali

- Sistemazione e riorganizzazione dell’Archivio Corrente e stampa dei registri annuali dei Depositi

e delle Pubblicazioni

Servizio Legale Contenzioso,

- Attività di consulenza giuridico-amministrativa nei riguardi degli organi dell’Ente e della struttura amministrativa e attività di difesa diretta dell’Ente

- Gestione e partecipazione alle Commissioni d’Indagine per le materie di propria competenza

- Attività di assistenza legale dell’Ente in materia di contenzioso

- Rilascio pareri di opportunità sulla costituzione o resistenza in giudizio

- Evasione particolari richieste giuridiche

- Gestione giuridica ed economica rapporti con avvocati

Affari Generali

- Gestione delle risorse affidate al Settore attraverso il sistema di programmazione dell’Ente

- Direzione e coordinamento delle attività previste dal sistema di programmazione dell’Ente e dal presente funzionigramma per le strutture sotto ordinate;

- Direzione e coordinamento delle attività di pianificazione generale riferite al settore

- Gestione e partecipazione alle Commissioni d’Indagine per le materie di propria competenza

- Predisposizione e aggiornamento dei Regolamenti Comunali relativi alle tematiche di competenza

- Coordinamento delle azioni/attività ed adempimenti in materia di anti-corruzione per le attività di propria competenza

- Presidio e controllo del rispetto dei tempi procedimentali, e della correttezza delle informazioni relative ai procedimenti amministrativi di propria competenza con particolare riguardo al sito istituzionale dell’Ente (internet)

- Gestione delle risorse affidate alla Struttura Operativa attraverso il sistema di programmazione

dell’Ente

Relazioni Esterne e Cerimoniale

- Supporto alle relazioni esterne del Sindaco con istituzioni pubbliche, associazione, organizzazioni pubbliche e private e con i cittadini

- Coordinamento, organizzazione e gestione della Segreteria del Sindaco e delle Segreterie Assessorili

- Supporto all’organizzazione di eventi di comunicazione per l’ufficio del Sindaco e della Giunta

- Organizzazione delle cerimonie e ricorrenze municipali

- Gestione dei patrocini, co-organizzazioni e sponsorizzazioni comunali

- Relazioni con il pubblico per i rapporti con gli organi di governo politico dell’Ente

Contratti

- Predisposizione, assistenza, cura e aggiornamento di negozi giuridici, di qualsiasi natura, di cui l’Ente risulti parte

- Tenuta del repertorio dei contratti, predisposizione tecnico-giuridica dei rogiti, assistenza ai rogiti, alla liquidazione e alla riscossione dei diritti e delle imposte e alla registrazione secondo le disposizioni impartite dal Segretario Generale

- Gestione assicurativa dei sinistri attivi e passivi

- Predisposizione dei contratti

- Gestione dei contratti di locazione passiva

- Gestione contratti di assicurazione

- Gestione del contratto per il servizio di vigilanza

- Tenuta della raccolta degli atti in forma pubblica amministrativa e delle scritture private

- Tenuta del repertorio degli atti pubblici

Urp

- Gestione delle risorse affidate alla Struttura Operativa attraverso il sistema di programmazione dell’Ente

- Gestione della relazione in presenza e a distanza con il cittadino

- Organizzazione dei turni settimanali di sportello, accoglienza e movimentazione cose/persone

- Garantisce le funzioni dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) previste dalla Legge 150/2000

- Rilevamento del grado di soddisfazione dei cittadini con strumenti per la misurazione della qualità dei servizi comunali

- Pubblicazione dei risultati delle indagini e delle iniziative messe in atto dall'Ente in merito al miglioramento della qualità dei servizi

- Predisposizione, in stretto contatto con i servizi competenti, e divulgazione di materiale informativo relativo all’organizzazione, alla normativa, all'attività dell'Ente ed altre notizie utili relative ai servizi presenti sul territorio

- Gestione dei servizi ausiliari per il funzionamento del Palazzo Municipale: servizi di portineria, di gestione delle isole tecnologiche, di supporto agli uffici, di trasporto di cose e persone tramite autisti.

- Coordinamento e gestione del Data Base informativo dell’Ente (Knowledge Base CRM e schede prodotto)

- Monitoraggio e coordinamento dei progetti di comunicazione relativi a ciascun assessorato affinché risultino coerenti con la mission e la vision comunicazionale dell’Ente

- Gestione e coordinamento di tutta l’attività comunicazionale dell’Ente, web e comunicazione interna

Protocollo e Notificazione Atti Archivi e Protocollo

- Gestione delle risorse affidate alla Struttura Operativa attraverso il sistema di programmazione dell’Ente

- Gestione del protocollo informatico e degli archivi di deposito e storico dell’Ente

- Stabilisce i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema di protocollazione e conservazione degli archivi digitali in collaborazione con il servizio informatico dell’Ente verificando l’interoperabilità dei software gestionali con il protocollo informatico

- Propone il Manuale di gestione dei flussi documentali, i Regolamenti in materia archivistica ed elabora le proposte di aggiornamento

- Elabora e attua il piano di conservazione degli archivi

- Vigila sull’osservanza delle disposizioni normative vigenti in materia di corretta archiviazione e conservazione dei documenti

- Predispone, in accordo con il Settore competente, programmi di collaborazione con le istituzioni culturali locali, regionali e nazionali per programmi attinenti agli archivi e ai beni archivistici

- Effettua attività didattica e di ricerca scientifica quale istituto culturale ai sensi del D.Lgs. 42/2004 sia autonomamente nei confronti delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado sia in collaborazione con le strutture competenti in materia di formazione per l’aggiornamento del personale o per l’organizzazione di stage per studenti. Nei confronti dei cittadini opera sia come interlocutore per la didattica in archivio sia per la didattica dell’archivio , anche attraverso eventi di carattere locale

- Propone la selezione dei documenti per la conservazione perenne attraverso procedura di legge vigilata dalla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna

- Riordina scientificamente gli archivi predisponendo inventari e strumenti di corredo

- Promuove la cultura e la valorizzazione della documentazione archivistica comunale anche attraverso strumenti informatici che offrono la fruizione dei materiali archivistici anche collaborando con le strutture comunali competenti

- Propone l’innovazione delle procedure archivistiche attraverso progetti settoriali nazionali ed attraverso convenzioni con Università

- Predispone le pubblicazioni relative al patrimonio conservato

- Interviene con attività di vigilanza e consulenza sulla formazione e tenuta degli archivi correnti

Notificazione atti

- Gestione delle funzioni di notifica dell’Ente ad esclusione delle notifiche di competenza dell’autorità di polizia giudiziaria